Planification de l'immobilier d'entreprise dans un monde post-pandémique

Cet article a été initialement publié sur Forbes.com dans le cadre du Forbes Real Estate Council.

Les entreprises en sont maintenant à leur quatrième trimestre de travail à distance, et une analyse de 10 grandes villes montre que seulement 25 % des travailleurs sont de retour dans les immeubles de bureaux. Fini le temps où la culture d'entreprise habitait la salle de conférence, la salle de réunion ou les espaces communs. Aujourd'hui, l'espace de bureau peut être n'importe où - la chambre, un bureau à domicile, un espace de bureau flexible ou un site de coworking.

Tandis que certaines entreprises comme Twitter et Square misent depuis longtemps sur le travail à distance, de nombreuses autres doivent repenser la planification de leurs espaces de travail et revoir leurs besoins en immobilier commercial. Quel sera l’aménagement des bureaux de demain ? Lorsque les entreprises planifient leurs locaux pour les deux, cinq ou dix prochaines années, de quelle superficie auront-elles besoin ? Comment les entreprises pourront-elles élaborer une stratégie d'utilisation de leur espace commercial ?

Chez Instant, déjà bien avant la pandémie de Covid-19, nous recommandions aux entreprises d’avoir des stratégies efficaces d'immobilier d'entreprise, les aidant à trouver des espaces au bon moment, et fournissant et gérant des espaces de travail clés en main et personnalisés. La pandémie a fondamentalement changé la façon dont nous travaillons et notre lieu de travail, et ces changements semblent installés sur le long terme. Pendant au moins un à deux ans, les stratégies immobilières devront être modifiées pour s'assurer qu'à mesure que les baux se terminent ou sont rompus, l'utilisation des espaces de travail flexibles est reconsidérée aux côtés des solutions traditionnelles pour conserver une agilité maximale et permettre aux espaces de bureaux commerciaux de rester un moteur pour la stratégie d'entreprise.

Que signifie l’agilité quand on parle de décisions portant sur des baux commerciaux ?

Dans nos conversations avec des entreprises allant de la PME aux entreprises du Fortune 500, nous avons découvert que certaines entreprises prévoient de réduire leur portefeuille de 40 % en cinq ans. Avec la planification de l'espace, la meilleure agilité du portefeuille atteint un nouvel équilibre, en introduisant des baux à plus court terme et des contrats flexibles en complément des baux à plus long terme pour les bureaux de base. Cela réduit les coûts du portefeuille et encourage une utilisation intelligente des dépenses d'investissement (capex) tout en misant sur des espaces de travail adaptés à la durée et en constante amélioration, conçus pour évoluer au fil du temps.

Pour appréhender la notion d’agilité, une entreprise ferait bien de commencer par définir des priorités et comprendre les différents rôles de ses effectifs. Une fois qu’elle a déterminé l’empreinte géographique de son personnel et qu’elle a compris comment celle-ci est susceptible d’évoluer dans le futur, l’entreprise est alors en mesure de cartographier les fonctions et les localisations pour la planification de l’espace. Cela inclut les bureaux de base, les espaces de bureaux flexibles, le coworking et les bureaux virtuels, pour n'en nommer que quelques-uns.

Que peuvent faire les entreprises maintenant pour évaluer leurs besoins en espaces de bureaux en 2021 et au-delà ?

Avant la pandémie, le télétravail ne représentait qu’une petite part dans la gestion de l’espace d’une entreprise. La plupart du travail était réalisé dans les bureaux de base — le siège social et les bureaux principaux en location qui hébergeaient les fonctions essentielles de l’entreprise constituaient les principaux besoins en espace.

Désormais, on porte un regard nouveau sur l’immobilier. Les centres d’affaires ont été les plus durement touchés du point de vue de la demande à cause de la Covid-19. Ce sont généralement les plus grands bureaux en termes de superficie et ils s’accompagnent des contrats les plus chers et les plus rigides. En conséquence, la planification de portefeuille devient la nouvelle norme pour les entreprises. Les équipes des ressources humaines, de l’immobilier et de l’informatique doivent répondre à des questions clés :

• Quelle est l’utilité de ce bureau ?
• Qui a besoin d’y venir et quand ?
• A quelle fréquence et pour faire quoi ?
• Quelle superficie est nécessaire ?
• Quels sont les principaux critères de localisation ?
• Comment pouvons-nous financer, exploiter et contrôler le site ?
• Comment pouvons-nous le rendre plus flexible ?

En se posant ces questions en tant que locataire, de nombreuses entreprises passent d’une modèle de bureau central où la plupart des mètres carrés se trouvent sur le site de bureau principal, à un portefeuille de bureaux dispersés qui offre une meilleure répartition des lieux de travail entre trois catégories d’espaces : le télétravail, les périphériques (travail près du domicile, travail près des clients, bureaux en location courte ou moyenne durée, baux flexibles) et les hubs centraux constitués du siège social et des principaux bureaux loués. Ces bureaux centraux restent une pièce importante du puzzle, mais ils n'ont plus le monopole de l'espace immobilier d'une entreprise.

Pour les employés, cette évolution signifie que le travail devient une activité et non un lieu. Ils peuvent choisir où travailler en fonction de leur activité, à un endroit géographiquement pratique et dans un espace de bureau conçu pour l’activité pratiquée. Cela maximise la productivité et contribue à une culture d’entreprise plus heureuse et plus dynamique.

Quand une entreprise considère la planification de l’espace et l’aménagement du bureau de demain, elle doit réfléchir à l’utilité de chaque espace. Les bureaux seront orientés vers l’activité. La collaboration des employés sera un facteur essentiel, car les employés se concentreront sur l'engagement client et sur l’endroit où chaque travail aura lieu. Beaucoup anticipent une forte augmentation du travail individuel effectué dans un bureau virtuel, souvent à domicile. La conception des bureaux dans des centres de travail collaboratif et de relation client aura probablement plus d'espace dédié aux salles de réunion et moins de postes de travail individuels.

Comment la technologie impacte les décisions en termes de conception de bureaux ?

Du côté des technologies, deux importantes dynamiques des espaces de bureaux convergent : le redimensionnement du portefeuille des entreprises et le changement fondamental du pouvoir des employés.

Le redimensionnement est un ajustement des besoins d’une entité en termes d’espace et de mètres carrés. Finie l’époque où les entreprises avaient besoin d’un bureau par personne. Désormais, puisque les employés décident où et quand ils travaillent, l'empreinte d'une entreprise va radicalement changer. Les organisations ont commencé à utiliser la technologie pour suivre l'utilisation de l'espace par leur personnel. En analysant les habitudes d'occupation, l'entreprise - ou le locataire - sera en mesure d'identifier de nouveaux besoins pertinents concernant les espaces de bureaux. Les entreprises cartographient également le domicile de leurs employés en fonction de leur code postal afin de déterminer au mieux où implanter leurs périphériques - les lieux de travail à proximité du domicile. Elles peuvent ainsi mieux soutenir leurs employés et créer des groupes de bureaux qui répondent aux besoins des employés près de leur lieu de vie.

Cela marque un énorme changement pour l’immobilier qui est désormais considéré comme un service aux employés plutôt qu’un centre pour l’employeur ou les clients, et cela va influencer la planification des espaces de bureaux pendant une bonne partie de la prochaine décennie.