Glossaire des termes liés à l'espace de travail flexible

Le terme "espace de travail" ne fait plus uniquement référence aux immeubles traditionnels gérés par des propriétaires.

L'ajout de l'adjectif "flexible" peut engendrer diverses interprétations, telles que bureau virtuel, bureau équipé, hot desk à la demande, pour n'en citer que quelques-uns des espaces alternatifs dans lesquels nous travaillons aujourd'hui.

Le bureau du futur n'est plus un lieu unique, mais plutôt un réseau d'espaces et de services. Ce réseau comprend des espaces conçus pour réaliser des tâches spécifiques telles que le travail individuel, la réflexion en équipe, les présentations aux clients, les formations, les réunions, et bien d'autres.

La manière dont nous parlons de nos lieux de travail et de leur fonction a conduit à une multitude de nouvelles définitions, bien que certains termes varient souvent d'un pays ou d'une région à l'autre.

Forte de son expertise, The Instant Group vous propose ce glossaire exhaustif des termes les plus couramment utilisés pour décrire les espaces de travail flexibles. N'hésitez pas à le consulter pour identifier les termes les plus pertinents.

Travail flexible

Le travail flexible est un mode de travail qui privilégie l'agilité et l'adaptabilité, conçu pour réagir efficacement aux changements. Les modes de travail flexibles contrastent souvent avec les approches traditionnelles de type cascade, qui représentent des styles de travail plus linéaires et rigides. Cette flexibilité se traduit par une approche "n'importe quand, n'importe où". Ainsi, la majorité des employés adoptant un mode de travail flexible bénéficient d'une grande autonomie pour choisir leurs horaires et lieux de travail.

Services

Les services proposés sur le lieu de travail vont au-delà du strict nécessaire pour permettre aux employés d'accomplir leurs tâches. Les propriétés offrant une variété d'aménagements tels que des services de fitness et de bien-être, des options de restauration et des espaces extérieurs, devraient bénéficier d'une demande accrue de locataires en comparaison avec les espaces de bureaux offrant seulement le strict minimum.

Centre d'affaires

Un centre d'affaires est un établissement professionnel géré par des experts, regroupant généralement des bureaux équipés. Fournissant une infrastructure complète pour diverses activités, telles que des services administratifs, de gestion des appels et du courrier, et d'accueil, les centres d'affaires donnent généralement accès à des salles de réunion et fonctionnent avec des conditions de baux flexibles.

Courtier

Le courtier est un intermédiaire agissant dans le cadre des processus d'accord entre clients et opérateurs pour faciliter l'acquisition d'un espace de bureau. Les courtiers aident souvent à identifier et proposer des espaces de travail disponibles dans le monde entier, répondant aux besoins spécifiques du client, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'un particulier. Suite à la signature d'un contrat, le courtier facture généralement sa commission à l'opérateur.

Salon d'affaires

Le salon d'affaires est un espace de travail partagé, souvent situé dans un aéroport, un hôtel, une gare ou un autre centre de transport. Ces salons sont conçus pour offrir aux voyageurs un lieu où ils peuvent travailler, se détendre ou mener des affaires durant leurs déplacements.

Community Manager

Un Community Manager est chargé de la gestion globale et du fonctionnement d'un espace de coworking. Ses missions incluent l'entretien de l'espace physique, la gestion des abonnements et de la facturation, ainsi que la supervision des opérations quotidiennes. Les Community Managers ont souvent pour mission de créer et de maintenir une ambiance conviviale parmi les membres, en facilitant les présentations, en organisant des événements et des opportunités de réseautage, et en instaurant une culture accueillante et inclusive. Le Community Manager est généralement le principal interlocuteur pour les membres, veillant à répondre à tous leurs besoins ou préoccupations.

Coworking

Le coworking consiste en l'utilisation d'un bureau ou d'un autre lieu de travail par des travailleurs indépendants ou des personnes employées par différentes entreprises, en partageant généralement les équipements, les ressources et les connaissances. Le coworking, mouvement désormais répandu dans le monde entier, s'est développé au début des années 2000. Il offre un format économique et pratique grâce à une infrastructure commune, attirant aussi bien les travailleurs indépendants que les équipes d'entreprises. En favorisant une plus grande flexibilité, un esprit de communauté, une productivité accrue et des coûts réduits, le coworking encourage les membres à se connecter, collaborer et socialiser.

Plusieurs types de produits et de termes sont utilisés dans le contexte du coworking :

• Bureau individuel : un bureau loué et réservé pour une personne dans un espace ou un bureau de coworking.
• Poste de travail en libre-service : disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi, les postes de travail en libre-service sont situés dans des espaces ouverts, sans attribution permanente et sans possibilité de réservation officielle.
• Espace de travail partagé : l'espace de travail partagé, synonyme d'espace de coworking, est un espace ouvert où des collaborateurs issus de différentes équipes ou entreprises peuvent travailler ensemble de manière flexible.

Pass journée

Un pass journée est un type de laissez-passer permettant d'utiliser les installations et les commodités d'un espace de coworking pendant une journée. Les pass journée sont souvent utilisés par les personnes n'ayant besoin d'un lieu de travail que pour une courte durée, par exemple lorsqu'elles sont en déplacement ou entre deux missions. Ils peuvent également être utilisés par ceux qui souhaitent tester un espace de coworking avant de décider de prendre un abonnement.

Bureau dédié

Un bureau dédié est un poste de travail réservé, attribué et loué à une seule personne au sein d'un espace de travail partagé. Contrairement aux postes de travail en libre-service qui fonctionnent selon le principe du premier arrivé, premier servi, un bureau dédié garantit que les membres auront toujours à leur disposition un espace où ils peuvent s'installer et laisser leurs affaires personnelles. Ces bureaux dédiés sont souvent situés dans des zones plus privées ou en retrait d'un espace de coworking. Ils ont également tendance à coûter plus cher qu'un poste de travail partagé.

Marketplace numérique

Destinée aux vendeurs comme aux acheteurs, une Marketplace numérique est une plateforme en ligne qui met en relation des clients recherchant un service ou un produit avec des fournisseurs proposant ces produits ou services. Ces Marketplaces numériques sont simples à utiliser tant pour les vendeurs que pour les utilisateurs, offrant une expérience d'achat centralisée.

Solution de coworking « Enterprise »

Les solutions de coworking « Enterprise » sont un type d'aménagement d'espace de travail flexible conçu pour répondre aux besoins des grandes entreprises. Les opérateurs accueillant ces entreprises fournissent souvent des bureaux ou des postes de travail pour des équipes de 100 à 200 employés, voire plus. Dans certains cas, les entreprises nécessitent des services supplémentaires spécialement conçus pour leurs équipes en fonction du type de travail effectué.

Normes ESG (Environnement, Social, Gouvernance)

Principalement utilisées comme critères d'évaluation des risques par les institutions financières pour déterminer le degré d'engagement écologique d'une entreprise, les normes ESG sont devenues une considération importante dans le secteur de l'immobilier d'entreprise. Il s'agit d'un cadre permettant aux investisseurs de mesurer l'impact de leurs investissements immobiliers en termes de facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance. L'évaluation des normes ESG est désormais intégrée à chaque étape du cycle immobilier, dans des contextes tels que la diligence raisonnable, les acquisitions, la gestion des baux et des actifs.

Suite exécutive (également appelée bureau équipé)

Le terme "suite exécutive" est le plus souvent utilisé aux États-Unis pour désigner la même catégorie de produits que le bureau équipé loué à court terme. Ce bureau équipé, ou bureau avec services, offre au locataire un espace de bureau privé doté du mobilier nécessaire et de l'accès à des équipements partagés tels que des zones d'accueil, des salles de détente et des salles de conférence.

Espace de travail flexible

Le terme Espace de travail flexible, ou Espace flexible, englobe différents types d'espaces de travail, tels que les espaces de coworking, les hot desks, les bureaux gérés, les bureaux équipés et les bureaux virtuels. Ces espaces sont conçus pour s'adapter aux besoins changeants des entreprises et offrent aux employés la liberté de travailler comme ils le souhaitent, quand ils en ont besoin, et où ils le souhaitent. Bien que ces espaces de travail flexibles puissent sembler différents les uns des autres, beaucoup partagent des éléments de base tels que des aménagements décloisonnés, des zones de tranquillité, des commodités partagées et des postes de travail modulables, tels que des bureaux pour travailler debout, des zones téléphones ou des cafés.

Fournisseur d'espace de travail flexible

Un fournisseur ou opérateur d'espace de travail flexible gère des espaces de travail flexibles. Il peut s'agir d'entreprises privées spécialisées dans l'espace de travail, de propriétaires individuels ou de franchiseurs. Les fournisseurs personnalisent leurs espaces de travail en offrant des services à valeur ajoutée tels que des services de réception, des studios pour les podcasts ou la création, une permanence téléphonique, des intégrations technologiques et d'autres fonctionnalités spécialisées.

Hot desk/desking

Le hot desking, ou travail nomade, est une méthode de travail dans laquelle les employés utilisent des bureaux disponibles à différents moments selon le principe du premier arrivé, premier servi. Le hot desk, ou poste de travail en aire commune, n'a pas de propriétaire ou d'occupant permanent et ne peut pas être officiellement réservé. Le terme pourrait provenir de l’expression "hot racking", la pratique des marins qui ont différents quarts de travail et partageant la même couchette à différents moments donnés.

Hub-and-Spoke

Le modèle hub-and-spoke pour les espaces de travail est une distribution de bureaux dans différents endroits. La répartition est généralement déterminée selon la localisation des talents et les besoins des clients. Les hubs sont souvent de plus grande taille, situés à proximité des centres-villes et facilement accessibles par les transports en commun. Ils sont considérés comme le siège social de l'entreprise, servant de lieux pour les réunions, les collaborations et différents événements. Les espaces en spoke sont généralement plus petits et plus proches des domiciles des employés. En tant que bureaux satellites, ce réseau en étoile peut s’incarner sous différentes formes, y compris un hot desk dans un espace de coworking ou même un bureau à domicile.

Bureau hybride

Un bureau hybride est un type de lieu de travail qui combine des éléments du bureau traditionnel et des espaces de travail flexibles tels que les espaces de coworking. Un bureau hybride peut comprendre un mélange de bureaux privés, d'espaces de travail partagés et de parties communes. Ils sont conçus pour être flexibles et évolutifs afin que les entreprises puissent ajuster la taille de l’espace qu’elles utilisent en fonction de l'évolution de leurs besoins. Les bureaux hybrides sont une judicieuse option pour les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages d'un bureau traditionnel avec des postes personnels et une certaine identité professionnelle, mais qui désirent également profiter de la flexibilité et rentabilité d'un espace de travail flexible.

Travail en mode hybride

 Le travail en mode hybride est un mode de travail dans lequel un employé partage son temps entre un lieu de travail physique (comme un bureau ou un espace de coworking) et le travail à domicile. La mise en œuvre d'un modèle de travail hybride donne aux employés l'autonomie de choisir de travailler où et comment ils sont les plus productifs. En tant que modèle de travail portant attention à l’individu, le travail hybride est censé booster la productivité et la satisfaction au travail tout en relevant les principaux défis du travail à distance, tels que l'isolement ou l’absence de communauté.

Managed Office

Un Managed Office est un espace de travail privé qui peut être ajusté sur mesure pour répondre aux besoins de chaque occupant. Géré par un seul fournisseur, du début à la fin de l’occupation des lieux, il est personnalisé selon les exigences de chaque client. Le fournisseur s’occupe de l'approvisionnement des lieux, de la négociation du bail avec le propriétaire, du design et de la personnalisation de l'espace. Des contrats flexibles sont généralement proposés, allant de 12 mois à cinq ans, bien que des durées plus longues soient disponibles. Un espace en Managed Office est pris en charge par un seul fournisseur tiers, ce qui signifie que les frais de mobilier des bureaux, des aménagements supplémentaires, de la maintenance, de l'accueil, des commodités et même les frais de sortie, sont tous inclus et gérés dans un forfait de location fixe sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Réservation de salles de réunion

La réservation de salles de réunion est une pratique courante dans les espaces de travail flexibles. Ces salles peuvent être privées ou partagées et peuvent être réservées pour une période de temps déterminée. Dans la plupart des cas, les personnes qui souhaitent utiliser une salle de réunion ou de conférence dans un espace flexible peuvent le faire sans avoir besoin de payer pour un abonnement à temps plein. Les salles de réunion peuvent être réservées à l'heure et sont équipées d'installations telles que des tableaux blancs, des tableaux à feuilles mobiles, des outils d'intégration technologique, un service de restauration et un système téléphonique pour les conférences.

Abonnement

Un abonnement est un accord mensuel qui donne accès à un espace de travail flexible sur la base d'un format d'adhésion spécifique. Les abonnements peuvent être proposés par un seul opérateur ou par plusieurs opérateurs, et les tarifs peuvent varier en fonction des services inclus, tels que l'accès à une salle de réunion ou l'utilisation d'un bureau privé. Chaque fournisseur/opérateur d'espaces de travail flexibles structure ses abonnements de manière différente.

Propriétaire: Un propriétaire est une personne ou une entité qui possède un bien immobilier et le loue à des locataires. Les propriétaires sont responsables de l'entretien et de l'habitabilité des lieux. Ils peuvent s'impliquer dans la gestion de la propriété, comme l'embauche du personnel d'entretien et la supervision des administrateurs travaillant sur place.

Espace de bureau de location:

Voir Espace de bureau traditionnel

Net Zéro

Le terme Net Zéro fait référence à l'objectif de réduire autant que possible les émissions de gaz à effet de serre et d'atteindre un équilibre entre les émissions et les absorptions de carbone dans l'atmosphère. Dans l'industrie immobilière, les propriétaires fixent des objectifs Net Zéro pour réduire les émissions de gaz à effet de serre autant que possible et compenser les émissions restantes par des moyens tels que la séquestration de carbone.

Fournisseur/Opérateur

Les termes fournisseur ou opérateur sont couramment utilisés pour décrire le propriétaire ou la marque d'un espace de coworking. Les fournisseurs ou opérateurs de coworking gèrent un ou plusieurs espaces et sont responsables du développement, de la gestion du personnel et des finances de leur entreprise.

Bureau privé

Un bureau privé est un espace de travail personnel exclusif et privé. Les bureaux privés peuvent être destinés à une seule personne dans un espace de coworking, ou à des équipes de 20, 50 ou plus. Ils sont souvent séparés des autres espaces de travail par des murs ou des cloisons, et sont généralement situés à l'écart de l'espace de travail commun pour permettre aux occupants de se concentrer et de travailler sans distraction. Les bureaux privés sont présents à la fois dans les environnements de bureaux traditionnels et les espaces de coworking.

PropTech

La PropTech, ou technologie immobilière, désigne l'utilisation de la technologie pour améliorer et innover dans le secteur immobilier. Elle peut inclure diverses applications telles que l'utilisation de logiciels de gestion immobilière, l'utilisation de la réalité virtuelle ou augmentée dans le marketing immobilier, et les plateformes en ligne pour connecter les acheteurs, les vendeurs et les locataires. La PropTech peut également utiliser des capteurs, des analyses de données et d'autres technologies pour améliorer les performances, l'efficacité énergétique et la sécurité des bâtiments. Son objectif principal est de rendre le processus de gestion et d'acquisition des biens immobiliers plus efficace, plus transparent et plus accessible.

Bureau équipé (bureau avec des services)

Les bureaux équipés sont des espaces de travail entièrement aménagés et prêts à l'emploi, disponibles à la location dans un centre d'affaires ou un espace de coworking. Ils sont généralement gérés par des fournisseurs tiers et sont disponibles à la location pour des durées courtes et flexibles, allant d'un mois à plusieurs années. Les bureaux équipés sont proposés en formule tout compris, avec du câblage, des chaises, des bureaux, des éléments de stockage et des intégrations technologiques inclus dans le contrat établi entre l'occupant et le fournisseur.

Espace en tant que service – Space As A Service (SPaaS)

L'espace en tant que service, également connu sous le nom d'espace de travail en tant que service, est un modèle commercial qui fournit des espaces de travail à la demande. Ce modèle combine un bien immobilier avec une expérience utilisateur améliorée (UX) pour créer un environnement de travail intégré. Les clients peuvent louer la quantité d'espace dont ils ont besoin pour des périodes courtes, offrant ainsi une flexibilité et une sécurité économique accrues. Le SPaaS est considéré comme l'un des modèles commerciaux les plus influents ayant un impact sur l'immobilier d'entreprise d'aujourd'hui.

Développement durable

Le développement durable, dans son sens le plus large, se réfère à la capacité de se développer et de prospérer sans épuiser les ressources naturelles du futur, en équilibrant une croissance économique, la protection de l'environnement et le bien-être social. Dans le domaine de l'espace de travail, l'immobilier d'entreprise durable comprend des propriétés commerciales et résidentielles conçues, construites et exploitées de manière à minimiser l'impact environnemental.

Espace de bureau temporaire

Un espace de bureau temporaire est un espace de travail conçu pour être utilisé sur une courte période de temps. Il est généralement loué par des entreprises ou des particuliers qui ont besoin d'un lieu de travail pour quelques jours, semaines ou mois sans s'engager dans un bail à long terme. Les bureaux temporaires peuvent être une option intéressante pour les entreprises en transition ou pour les personnes qui ont besoin d'un lieu de travail pour un projet spécifique ou entre deux postes professionnels permanents.

Espace de bureau traditionnel

Un espace de bureau traditionnel (ou espace de bureau à louer) est loué directement auprès d'un propriétaire, habituellement en fonction de sa surface en mètres carrés par an, et pour une durée déterminée. Il peut également être négocié directement, avec un propriétaire aménageant l'espace et prenant en charge toutes les factures de services publics ainsi que les dépenses en capital. Un espace de bureau traditionnel est idéal pour favoriser une bonne concentration grâce à son caractère privé. Ce type d'espace de travail est principalement utilisé pour le siège social d'une entreprise. Un plan typique comprend souvent une combinaison de bureaux privés, d'un espace ouvert ou cloisonné avec des postes de travail et une salle de réunion.

Bureau virtuel (ou VO pour Virtual Office)

Un bureau virtuel est un service qui procure aux entreprises une combinaison de services, d'espaces de travail et/ou de technologie, sans avoir les coûts en capital associés à la possession ou à la location d'un bureau traditionnel. L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un VO est l'obtention d'une adresse commerciale ou professionnelle prestigieuse. De nombreux bureaux virtuels sont proposés à partir d'un espace de bureau flexible et incluent des fonctionnalités telles que des services d'accueil, de gestion de colis et autres. Ils peuvent également inclure des espaces de bureau personnels et des salles de réunion pour permettre au personnel de l'entreprise de recevoir leurs clients si nécessaire.

Poste de travail

Un poste de travail fait référence à un bureau et une chaise où le travail peut être effectué au sein d'un espace de bureau partagé. Les opérateurs répertorient généralement le nombre de postes de travail disponibles dans leurs espaces en fonction de leur capacité totale.